Aus vielen Unternehmen ist eine ganzheitliche ERP-Software längst nicht mehr wegzudenken. Was genau diese Anwendungen leisten und wie sie funktionieren, lesen Sie hier.
Mit fortschreitendem Wettbewerbsdruck steigt auch der Druck die eigene Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben. Dazu setzen Unternehmen vor allem auf eine ganzheitliche ERP-Software.
Diese bildet das Fundament für viele weitere Anwendungen und muss daher zum Unternehmen passen. Wie wollen einen Blick auf diese Anwendungen werfen, auf dessen Funktionsweise und auch auf die Vorteile, die sich mit dieser erzielen lassen.
Definition: Was ist eine ERP-Software?
ERP ist die Abkürzung für das sogenannte Enterprise-Resource-Planning. Dies beschreibt die Aufgabe eines Unternehmens, die zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie nur eben möglich für die eigenen Geschäftszwecke einzusetzen. Allen Prozessen sollen die Ressourcen zu jedem Zeitpunkt zur Verfügung stehen, ohne dass es dabei zu Engpässen im Produktionsablauf kommt.
Gleichzeitig soll sichergestellt werden, dass keinerlei Ressourcen verschwendet werden. Deshalb gilt es, die Prozesse so effizient wie möglich zu gestalten. ERP-Softwarelösungen helfen dabei die unternehmerischen Prozesse nochmals deutlich schlanker zu gestalten.
Dazu werden zunächst sämtliche Prozesse des Unternehmens digital abgebildet. Die daten werden dann auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt. So lassen sich Abteilungsgrenzen überwinden und viele Prozesse neugestalten. Viele Abläufe lassen sich zusammenführen und an einigen Stellen sogar durch das System selbst automatisieren.
Modularer Aufbau einer ERP-Software
Dazu ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes dieser Module deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. So finden sich bespielweise Module für das Personalwesen, die Lagerverwaltung, die Produktion, das Rechnungswesen oder aber auch für die Kundenverwaltung und das Dokumentenmanagement an.
Jedes dieser Module verfüg über zahlreiche Funktionen, die dabei helfen die spezifischen aufgaben in diesem Bereich zu erfüllen. Die Daten werden auf der gemeinsamen Datenbank gespeichert, sodass auch alle anderen Module Zugriff auf diese haben. So wird ein ganzheitlicher, schneller und transparenter Informationsfluss im gesamten Unternehmen gewährleistet.
Cloud oder lokale ERP-Software-Modelle
Welche Module ein Unternehmen benötigt hängt von den eigenen Begebenheiten ab. Ebenso ist davon abhängig welches Lizenzmodell die Lösung haben sollte. Denn auch hier gibt es Unterschiede. So kann eine ERP-Software direkt vom Anbieter erworben und auf den hauseigenen Servern implementiert werden. In diesem Fall spricht man auch von einer On-Premises-ERP-Software.
Demgegenüber steht das Cloud-Modell. Hier wird die Software dem Anbieter über das Internet zugänglich gemacht. Es bedarf keiner eigenen Server. Man bucht einfach entsprechend seines Bedarfs Lizenzen beim Anbieter und kann die ERP-Software in der Cloud nutzen. Die Daten werden dann auf den Servern des Cloud-Betreibers gespeichert und verarbeitet.
Beide Modelle haben ihre ganz eigenen Vor- und Nachteile. Für welches Modell man sich letztlich entscheidet hängt maßgeblich von den eigenen Strukturen im Unternehmen ab. Es gibt auch die Möglichkeit einer hybriden ERP-Software. Hier werden nur Teile in der Cloud betrieben, während andere auf den hauseigenen Servern laufen.
Werfen wir nun einen kurzen Blick auf ein paar Module einer ERP-Software die für viele Unternehmen unverzichtbar sind. Dabei darf jedoch nicht außer Acht gelassen werden, dass es noch viele weitere Module und Funktionen gibt, die ähnlich elementar für die Abbildung der eigenen Prozesse sein können. Daher hier nur eine kleine Auswahl.
Dokumentenmanagement-System (DMS)
Mit einem integrierten DMS-Modul lassen sich alle unternehmensbezogenen Dokumente zentral und einheitlich verwalten. In einer klar strukturierten und individuell definierten Ordnerstruktur werden sämtliche Dokumente auf der zentralen Datenbank gespeichert. So haben alle Akteure im Unternehmen Zugriff auf diese.
Zudem lassen sich Dokumente in Workflows einordnen, was die Bearbeitung dieser deutlich erleichtert und transparenter gestaltet. Es wird immer nur eine finale Version eines Dokumentes gespeichert, sodass sichergestellt werden kann, dass alle denselben Informationsstand haben. Änderungen am Dokument lassen sich dann ebenfalls direkt einsehen.
Customer-Relationship-Management (CRM)
Das CRM-Modul ermöglich die Organisation aller Maßnahmen, die zur Bindung der eigenen Kunden getroffen werden. Für jeden Kunden wird eine Kundenakte angelegt, in der sämtliche Informationen zu diesem gespeichert werden. Neben Kontaktdaten also auch offene Rechnungen, Anfragen, laufende Aufträge oder zurückliegende Kommunikationen zu diesem. Eben alle relevanten Daten.
Hat ein Kunde eine konkrete Anfrage, kann der Kundenservice direkt auf alle Daten zum Kunden zugreifen und schnell helfen. Auch das Marketing und der Vertrieb profitieren von der Zentralisierung der Daten. Durch gezielte Auswertung dieser, lassen sich wichtige Erkenntnisse zu den Wünschen und Bedürfnissen gewinnen, die eine deutlich individuellere Betreuung ermöglichen.
Warehouse-Management-System
Mit dem Modul der Lagerverwaltung lassen sich alle ein- und ausgehenden Waren transparent nachverfolgen. Für jeden Artikel wird der perfekte Lagerplatz ermittelt, was Zeit und letztlich Kosten einspart. Zudem kann direkt eingesehen werden, wann ein Artikel droht knapp zu werden und entsprechend gehandelt werden.
Jeder Artikel kann einem bestimmten Prozessschritt zugeordnet werden, sodass deutlich effizienter geplant werden kann. Letztlich lässt sich die Kapitalbindung im Lager durch den Einsatz eines solchen Moduls deutlich senken.